通过审计入围招投标的实践 谈与中介审计机构有效合作

  

  为了规范招标委托会计师事务所从事审计业务的活动,促进注册会计师行业的公平竞争,保护招标单位和投标会计师事务所的合法权益, 2006年5月9日,北京市教育委员会办公室下达了京教财办[2006]10号“关于转发财政委托会计师事务所审计招标规范文件的通知”。

  通知要求:招标单位采用招标方式委托事务所从事审计业务的,应当遵守《中华人民共和国招标投标法》,并符合本规范的规定。

  通知下达后,我校审计部门就基建、修缮工程项目委托中介审计机构实施审计业务进行公开招投标。经过两年实践,经与中介审计机构密切合作,有效的沟通,虽然顺利地完成了学生公寓、教学实验楼等多个基建工程的审计,但也发现了一些问题和潜在的风险。

  一、 审计入围招投标的必要性

  委托会计师事务所从事审计业务招投标本身,就是为避免事务所不正当的市场竞争,有利于行业健康、有序地发展。但在市场经济条件下,中介审计机构中难免存在不守法或不规范的单位,招投标也难免存在不完善的环节。为避免不规范的竞争行为,审计入围招投标就显得非常必要。

  1、招投标本身的局限性

  委托会计师事务所从事审计业务的招投标,一般都是招一家单位,备选一个单位。这种招投标形式,本身带有一定局限性。众多中介审计机构投标时,投标文件都做得很漂亮:其机构健全、高素质人才积聚、服务质量好、高校审计经验丰富、做过上亿元的工程项目多个……。可以说招标单位的招标文件有什么要求,投标单位就能达到什么要求,加之评标时间有限,专家不一定对投标单位的实际情况都十分了解,在不完全知情的条件下,仅凭资料做评判,有时难免做出不准确的判断。

  2、产生不理想的中标单位

  中标单位确定后,只能选用,不能更改。有时一旦产生不理想的中标单位,即使发现中标单位不得力,工作开展到一定程度,要想更换成备选单位,也要大费周折。若事先难以估计发生的纠纷,在咨询协议中没有明确规定,要想更换中介审计机构,除浪费人力、物力、财力外,在完成工作的时间上也难以得到保证,无形中还给审计人员增大了工作量。

  3、合格中标单位工作中的风险

  即使对中标的单位各方面都很满意,但工作中也同样存在着风险。比如:给你单位所派出的审计人员有各种资格证书,就是不会沟通、谈判,外审人员与内审人员相争执,甚至不按校方规定和要求办事;与施工方相争执,炒得脸红脖子粗,总也达不成一致意见;与基建部门相争执,对基建部门的意见,即使是客观事实,也不以予尊重……。一个工程项目壹两年也审计不下来。

  4、防止中介审计机构与施工方暗自串通

  如果内审部门不采取一定防范措施,遇上个别中标单位不顾国家法律法规,无视招投标文件的规定,逃避内部审计部门的监督,在审计过程中,就会与施工方串通,暗箱操作,私下交易,联合索取建设单位工程项目资金。

  为避免上述问题的出现和风险的发生,我审计部门对审计入围招投标方式,向社会实施入围招标单位和投标事务所,乃至政策制定的财政部,广泛进行调查,认真进行研究。

  委托会计师事务所审计招投标近两年刚刚实施,市属高校审计部门入围招投标单位尚数少见,是个新生事物。我们经过认真充分的准备,勇于实践,于2008年成功地进行了审计入围招投标,收到了良好的效果。

  二、审计入围招投标实践活动的几个重要环节

  1、招标文件的拟定

  入围招投标与对某个项目招投标最大的不同是通过招投标方式,对中介审计机构的审计资格进行评审后,最终根据本单位审计工作需要,评出几家(一般2——5家)作为入围中标单位,在几年内(一般1——4年)审计资格有效。根据本单位审计项目需要(财务收支类审计,工程类审计等),合理选择适量的事务所和造价公司。

  在拟定招标文件时,除符合招标文件基本格式,具备招标文件基本内容外,要注意将审计任务在中标单位中分配的原则。如:按评审分数的排列顺序分配审计任务,或将审计任务在几个中介审计机构中平均分配,什么样的项目要求中介审计机构安排什么条件的外审人员……。又如,对中标单位使用的要求:不服从内部审计机构监督管理的、不能按时完成审计任务的、服务态度不好的、与施工方暗箱操作的,怎样去考核、更换等,都要事先说明,便于今后工作的开展。

  2、与学校负责招投标部门有效沟通

  学校招投标部门,一般是对工程、设备采购等项目进行招投标,委托会计师事务所从事审计业务的招投标,在评分标准、招投标方式以及相关招投标表格的样式和使用上都有些不同,审计部门需要和学校招投标部门有效沟通,如:评分标准的制定、应设计那些表格、每张表格什么时候应用等等,以顺利进行开标、评标和中标公示。

  3、对投标单位进行前期调查

  为避免招标的盲目性和招投标的局限性,在招标公式发出和开标之间,审计部门应组织两人以上的调查组,对投标单位进行前期调查。若投标单位多,时间紧,可有选择地调查几家。

  (1) 调查方式

  网上查找公司相关信息、电话咨询公司情况、登门拜访实地考察。

  (2)调查内容

  通过网上查找其公司信息,可看其是否有不良记录;通过电话咨询公司情况,可感受其服务态度,证实其是否与投标记载的相关地址、规模等符合;通过登门拜访实地考察,可直接与懂事长、总经理谈一谈,了解公司领导级别的水准、责任心、工作作风、处理事情的原则和灵活性等。一般有水平的领导层,才能带领出一个好的审计集体。

  (3)调查报告

  通过调查、比较,必然产生优、良、中、差的印象,将每个公司的特点和考察情况,形成书面考察报告,作为评标的重要参考依据。

  若要审计的项目较大,几千万元的项目,一般应选择规模较大,力量较强的中介审计机构为宜,因较大的审计机构对较大的项目比较重视,所派人员力量也比较强,对小项目就不会投入较大的人力资源;若要审计的项目较小,几十万或几百万元的项目,一般应选择中等规模甚至是信誉较好的小规模的中介审计机构为宜,因这种发展中的中介审计机构比较重视得来不易的业务,会派较好的或较多的审计人员认真按时完成审计工作。

  4、评标增加前期调查情况公布的环节

  内审部门应与学校招投标办公室及纪委协商,评标时将前期考察报告递交评审专家,增加对投标单位的前期调查情况公布介绍的环节,能最大限度地避免评标中的选择失误。

  5、投好你关键的一票

  一般审计负责人作为评标专家一员,享有一票的表决权。这一票很关键,因为你最了解投标单位的情况,而且评标结果的好坏,直接影响你今后的外审工作。尽管你公布了调查报告,其他评委听后,体会、理解、信否……,在程度上仍会产生差异,投票的结果,不一定会令审计部门满意,错误的选择风险依然存在。这一票是关系到审计部门今后能否顺利开展外部审计工作的关键一票, 要把握好自己的“命运”!评分时,一定要拉大档次,在某种程度上才能真正起到规避风险,加以控制的作用!

  三、审计入围招投标的优势

  (1)稳定性

  审计入围招投标后,在规定的时限内,有稳定的几家中介审计机构,随时可接受不同类型的审计任务,不必再为某个项目一次又一次地招投标而耗费人力、物力、财力和时间。

  (2)及时性

  无论是基建、修缮工程审计,还是经济责任、财政专项、科研经费、预算和决算等审计,有了中标的中介审计机构,外审工作既方便又及时,不仅所有项目都执行了《委托会计师事务所审计招标规范》的文件精神,也为本单位和各部门临时性、紧急性的审计任务,提供了时间上、质量上的保证。

  (3)竞争性

  几个中介审计机构同时中标,自然产生了竞争,有了竞争意识,各自就会努力提供优质的服务,以避免招标方不满意而拿不到项目,甚至被淘汰。这种竞争局面很好地加以掌控和利用,极其有利于招标方外审工作的开展。

  (4)信服性

  无论是工程造价咨询公司,还是会计师事务所,随着社会市场的竞争,按行业要求,在制度上、准则上,逐步与世界接轨,不断地学

  习与培训,使得他们在业务上越来越专业化,技术上越来越精湛。这些自负盈亏的单位,为了生存,在职业道德上,也越来越规范(如:在对被审计单位账务的保密上、在审计工作完成的时间上等等)。他们每日从事着不同行业、不同规模、不同类型的审计工作,与各式各样不同层次的人群打交道,在某种程度上可以说,他们是“前沿阵地”的“先锋”,其审计结果,在社会上有着很强的说服力,其资质,赋有法律效力。

  四、与中介审计机构有效合作

  1、慎重签好咨询协议

  签好咨询协议,是开展好审计工作的重要环节。协议最好在审计工作开始前签订,工作已开展,一旦出现意见不一致,协议尚未约定,就失去了权益的保障。

  签协议时,除了按建设部统一制定的内容规定:完成审计任务的时间、支付审计费用的标准等事项外,不要忽视双方的义务、权限、责任。针对本单位的具体情况和具体业务要求,可增加条款,如:规定中标单位对不同的项目要委派怎样不同层次的技术和管理人员,还应综合考虑不利因素有可能产生的影响,经双方协商后适当增减内容,这样可防范不必要的矛盾纠纷。

  内部审计组织者的专业水平、工作作风、工作方式、沟通与协调控制能力,乃至举止言谈中综合素质所显现出的人格魅力,也是不容忽视的因素。同样一件事,有的人应对自如,有的人束手无策,甚至越做越糟,这些也应不断地加以总结,不断提高领导艺术。

  2、做好审计过程的监督与协调

  按照教育部十七号令《教育系统内部审计工作规定》要求: “内部审计机构对本部门、本单位和所属单位财务收支及有关经济活动中的重大事项组织或进行专项审计调查”,在审计工作开展过程中,要起到有效组织的作用。尤其在基建工程项目审计中,即使是结算审计,对外部审计机构也要实施全过程的管理跟踪、监督与协调,不能拍麻烦、图省事,既不过问外部审计与施工方的工作,也不跟随对账、组织谈判、洽商。久而久之,中介审计机构和施工方就无视你的存在,你也不了解项目的进展情况,更谈不上对存在问题的了解。一旦遇上个别不守法的中介审计机构,还会与施工方串通一气,使审计工作失去发现问题,规范管理的意义。

  3、做好审计后的考核和评价及总结工作

  外审项目结束后,应该按照内部审计具体准则第13号——评价外部审计工作质量,第四章第十三条规定的七项内容,及时对中介审计机构进行考核、评价其方式可采取征求意见、笔答问卷、组成由纪委和审计等部门人员参加的考核小组。施工方、建设方、委托审计方对中介审计机构给予客观、公正的评价,其评价结果,要反馈给各外部审计机构,让他们了解自己的工作状况,以便在下次审计工作中发扬成绩,纠正不足。同时,考核、评价的结果,也是优胜劣汰的重要依据。

  内部审计部门,还应在审计项目结束后,认真总结经验,寻找工作各环节中存在的问题,找出问题的原因,寻求解决问题的办法。这样才能真正防范风险,避免不利因素的影响,与中介审计机构有效地合作,把工作做顺、做好!

  北方工业大学审计室 李杨

 

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